Triển khai ERP là gì? Quy trình triển khai ERP thành công
Trong nền kinh tế ngày càng cạnh tranh hiện nay, việc triển khai ERP đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất vận hành và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Triển khai ERP không chỉ đơn thuần là việc cài đặt một phần mềm mới, mà đòi hỏi sự… Triển khai ERP là gì? Quy trình triển khai ERP thành công
Trong nền kinh tế ngày càng cạnh tranh hiện nay, việc triển khai ERP đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất vận hành và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Triển khai ERP không chỉ đơn thuần là việc cài đặt một phần mềm mới, mà đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về doanh nghiệp cũng như khả năng tích hợp các hệ thống và quy trình hiệu quả. Bài viết này sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của việc triển khai ERP và những thách thức cũng như lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Hãy cùng DBIZ tìm hiểu nhé.
1. Triển khai ERP là gì?
Triển khai ERP là quá trình lựa chọn, cài đặt và đưa hệ thống ERP vào hoạt động trong doanh nghiệp. Đây không chỉ đơn giản là cài đặt phần mềm, mà còn bao gồm việc thay đổi quy trình nội bộ, điều chỉnh cách thức vận hành của các phòng ban để tận dụng tối đa lợi ích từ hệ thống ERP.
Mục tiêu chính của việc triển khai ERP là tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng và chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.
2. Quy trình triển khai ERP
Quy trình triển khai ERP là một quá trình phức tạp và cần được thực hiện cẩn thận qua nhiều giai đoạn cụ thể. Dưới đây là các bước cơ bản của quy trình này:
Bước 1. Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp
Bước đầu cần đánh giá kỹ lưỡng về tình hình thực tế ở thời điểm hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm phân tích quy trình, cấu trúc tổ chức, số lượng nhân viên, các công cụ quản lý hiện đang có. Từ đó, đội ngũ triển khai ERP sẽ hiểu rõ hơn về nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Bước 2. Lập kế hoạch và xác định phạm vi dự án
Sau khi khảo sát, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu cụ thể và phạm vi triển khai của hệ thống ERP. Từ đó đưa ra lựa chọn các mô-đun ERP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp (tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng..)
Bước 3. Chọn đối tác tư vấn và nhà cung cấp ERP
Một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình triển khai ERP. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng khi chọn đối tác triển khai, điều này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu những rủi ro không đáng có, cùng với đó dự án được c triển khai trơn tru hơn.
Bước 4. Cấu hình hệ thống ERP và kiểm thử
Sau khi lựa chọn xong nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tiến hành cấu hình hệ thống và các mô-đun ERP. Đội ngũ kỹ thuật và chuyên gia ERP sẽ kiểm thử để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động mượt mà và đáp ứng đầy đủ nhu cầu đã đặt ra.
Bước 5. Đào tạo nhân viên
Đây cũng là một yếu tố then chốt giúp đảm bảo việc triển khai ERP thành công. Nhân viên cần hiểu rõ cách sử dụng hệ thống mới và cách tận dụng nó để tối ưu hóa công việc hàng ngày. Quá trình này phải diễn ra trước khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động.
Bước 6. Triển khai chính thức và hỗ trợ sau triển khai
3. Có những khó khăn nào trong quá trình triển khai ERP?
Mặc dù ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng quá trình triển khai ERP thường gặp nhiều thách thức:
Thời gian triển khai kéo dài
Quá trình triển khai ERP có thể kéo dài từ 2 đến 5 năm, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn và quản lý dự án chặt chẽ để tránh các rủi ro không đáng có.
Chi phí đầu tư lớn
Triển khai ERP đòi hỏi khá nhiều chi phí, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí triển khai ERP có thể dao động từ 150.000 đến 750.000 USD. Đây là một con số không hề nhỏ, và việc quản lý tài chính hợp lý là cần thiết để tránh tình trạng chi phí vượt quá dự tính.
Rủi ro về kỹ thuật
Trong quá trình triển khai, các vấn đề kỹ thuật có thể xuất hiện như hệ thống bị gián đoạn, dữ liệu không chính xác hoặc gặp lỗi tích hợp. Nếu không được xử lý kịp thời, những sự cố này có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.
4. Kinh nghiệm triển khai ERP thành công
Để đảm bảo việc triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần áp dụng một số kinh nghiệm thực tế sau:
Xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi của dự án
Trước khi bắt đầu triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể mà hệ thống này sẽ giúp đạt được. Điều này bao gồm việc làm rõ các nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, từ đó tránh các thay đổi không cần thiết trong quá trình triển khai.
Đảm bảo sự tham gia của người dùng cuối từ giai đoạn đầu
Việc người dùng cuối, tức là các nhân viên trực tiếp sử dụng ERP, tham gia vào quá trình triển khai từ giai đoạn đầu là rất quan trọng. Họ sẽ cung cấp các phản hồi thực tế, giúp điều chỉnh và tối ưu hóa hệ thống ERP theo cách phù hợp nhất với nhu cầu làm việc hàng ngày.
Xây dựng kế hoạch chi tiết và nghiêm ngặt
Một kế hoạch chi tiết với các mục tiêu rõ ràng và timeline cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ dự án một cách hiệu quả. Điều này cũng giúp giảm thiểu các rủi ro và đảm bảo hệ thống ERP được triển khai đúng hạn, trong phạm vi ngân sách dự kiến.
Lựa chọn đúng nhà cung cấp và đối tác tư vấn
Đối tác triển khai có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống ERP hoạt động ổn định. Doanh nghiệp cần lựa chọn các đối tác có kinh nghiệm, hiểu rõ về đặc thù ngành và có khả năng hỗ trợ liên tục sau khi triển khai.
5. Sau khi triển khai ERP sẽ đem lại những thay đổi nào đối với doanh nghiệp?
Theo ông Phạm Thọ Tam – CTO Digital Biz chia sẻ: “Trong suốt hơn 20 năm triển khai hệ thống ERP, tôi đã chứng kiến rất nhiều thay đổi trong cách thức và cách tiếp cận của các doanh nghiệp đối với các hệ thống quản trị này. Từ những ngày đầu, khi việc triển khai ERP còn khá mới mẻ, đến nay, những thách thức và cơ hội đã thay đổi đáng kể”. Dưới đây là những thay đổi đáng chú ý mà ông Phạm Thọ Tam đã rút ra từ kinh nghiệm của mình:
Thay đổi trong cách tiếp cận và kỳ vọng của doanh nghiệp:
Trước đây, việc triển khai ERP, đặc biệt là các sản phẩm từ các hãng lớn, diễn ra khá thuận lợi. Doanh nghiệp sẵn sàng thay đổi cơ cấu tổ chức và quy trình để phù hợp với các tính năng “chuẩn” được mô tả trong các case study quốc tế. Khách hàng thường dễ dàng chấp nhận việc một số tính năng không hoạt động đúng như mong đợi, miễn là hệ thống đáp ứng tốt 80% yêu cầu cơ bản. Tuy nhiên, trong 20 năm qua, các công ty triển khai lại phải tập trung vào 20% còn lại để làm hài lòng khách hàng. Dù các tính năng chuẩn đã có nhiều cải tiến nhưng vẫn chưa đủ. Điều này khiến cho sự cạnh tranh về giá cả trở nên khốc liệt hơn và khả năng thất bại trong triển khai cũng cao hơn.
Sự thay đổi từ khách hàng
Sự thay đổi trong từng sản phẩm ERP là điều tất yếu, nhưng yếu tố chủ quan từ lãnh đạo của khách hàng đôi khi cũng là một “chuẩn mực” cần tuân thủ. Ví dụ, một CEO từng làm việc tại công ty A, đã quen sử dụng phần mềm SAP với một quy trình nhất định, khi sang làm CEO công ty B, lại muốn tùy chỉnh Oracle EBS để đáp ứng vận hành theo quy trình cũ. Điều này khiến cho việc triển khai không chỉ dựa trên sự phù hợp của sản phẩm mà còn phải đáp ứng những yêu cầu cụ thể, đôi khi rất khó khăn từ khách hàng.
Chuyển đổi từ ghi chép sang tác nghiệp
Trước đây, ERP chủ yếu được dùng để “ghi lại” các sự kiện đã xảy ra, nhưng ngày nay, ERP hướng đến việc hỗ trợ “tác nghiệp” nhiều hơn. Các biểu mẫu, quy trình công việc phải thay đổi, người dùng tham gia vào hệ thống nhiều hơn. Điều này đòi hỏi các chức năng phải dễ sử dụng, có khả năng hoạt động trên thiết bị di động và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu công việc.
Sự phát triển của công nghệ và thay đổi kiến trúc ứng dụng
Với sự phát triển của internet tốc độ cao và chi phí thấp, việc triển khai ERP đã có những thay đổi đột phá. Trước đây, các doanh nghiệp thường phải thuê chúng tôi viết phần mềm chạy offline để nhập liệu từ các văn phòng xa, rồi cuối ngày đẩy dữ liệu vào hệ thống Oracle EBS qua đường điện thoại dial-up. Hiện nay, điều này không còn cần thiết nữa, các hệ thống ERP hoạt động mượt mà trên mạng WAN và thậm chí máy chủ ứng dụng có thể không cần xác định vị trí cụ thể.
Tích hợp dịch vụ và mở rộng hệ sinh thái ERP
Sự phát triển vượt bậc của các dịch vụ tích hợp đã làm tăng nhu cầu của khách hàng. Nếu như trước đây, việc tích hợp chủ yếu chỉ với hệ thống ngân hàng điện tử qua ứng dụng e-banking, thì nay đã mở rộng ra nhiều dịch vụ khác như Bank as a Service (BaaS), hóa đơn điện tử, tích hợp đối tác, logistics, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, và nhiều hơn nữa.
Phân khúc thị trường và sự khác biệt theo ngành
Các sản phẩm ERP đã có nhiều thời gian phát triển và được áp dụng trong nhiều case study, nhưng vẫn chưa thể đáp ứng triệt để từng ngành nghề. Điều này tạo ra sự khác biệt lớn giữa các sản phẩm ERP và cách mà chúng phù hợp với từng doanh nghiệp. Đúng ra, các phần mềm in-house nên đảm nhiệm các yêu cầu chuyên ngành, nhưng khách hàng hoặc nhà cung cấp giải pháp lại muốn “ôm đồm” mọi thứ vào ERP, dẫn đến khả năng thất bại khi triển khai cao hơn.
Tăng tốc độ triển khai nhưng giảm chất lượng tư vấn
Số lượng khách hàng đồng ý triển khai ERP ngày càng tăng, trong khi các công ty triển khai lại không kịp đáp ứng. Trước đây, việc triển khai một hệ thống ERP thường mất từ 6 tháng đến 1 năm, nhưng hiện nay khách hàng yêu cầu hoàn thành trong vòng 6 tháng. Điều này khiến các đối tác triển khai chỉ tập trung ghi nhận yêu cầu, bỏ qua việc tư vấn để cải thiện quy trình. Đồng thời, chất lượng nhân sự tư vấn cũng giảm sút khi số hợp đồng tăng nhanh chóng, vượt quá quy mô và khả năng đáp ứng của công ty.
Sự dễ dãi trong ký kết hợp đồng và khả năng triển khai
Đối tác tư vấn dễ dàng ký kết hợp đồng mà không phân tích kỹ lưỡng, kỹ năng của đội ngũ triển khai còn hạn chế, dễ thỏa hiệp với các yêu cầu chưa hợp lý, dẫn đến việc ghi nhận nhiều GAP (khoảng trống cần bổ sung) không cần thiết. Điều này thường dẫn đến các dự án bị kéo dài, phải làm đi làm lại nhiều lần và đôi khi rơi vào ngõ cụt.
Mặc dù đã có rất nhiều thay đổi trong suốt 20 năm qua, nhưng những “yếu tố quyết định thành công” của một dự án triển khai ERP, theo quan điểm của tôi, vẫn không thay đổi: “80% đến từ đội ngũ của cả hai bên, 20% đến từ sản phẩm!”
Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và đầy thách thức, nhưng nếu được thực hiện đúng cách, nó sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý. Hy vọng bài viết này cung cấp được những thông tin bổ ích với bạn. DBIZ là đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai ERP, nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị triển khai thì hãy liên hệ với chúng tôi ngay qua hotline: 0964 999 580.
———————————————–
DBIZ – Giải pháp chuyển đổi số tối ưu cho doanh nghiệp
contact@digitalbiz.com.vn
096 499 95 80
